多くの中小企業では、業務管理をExcelで行っています。
Excelは便利なツールですが、次のような問題を感じている会社も多いのではないでしょうか。
・最新版のファイルが分からない
・誰が更新したのか分からない
・複数人で同時に編集できない
このような問題がある場合、
Googleスプレッドシートに移行するだけで改善できる可能性があります。
この記事では、
Excel管理をやめるための最初の一歩として
Googleスプレッドシートの活用方法を紹介します。
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートは
Googleが提供している表計算ツールです。
Excelと似た機能を持っていますが、
大きな違いがあります。
それは
複数人でリアルタイム編集できることです。
Excel管理でよくある問題
中小企業では、Excel管理で次のような問題がよく起きます。
・ファイルが複数存在する
・最新版が分からない
・メールやチャットでファイル共有する
・更新履歴が分からない
この状態になると、
管理コストがどんどん増えていきます
スプレッドシートで改善できること
スプレッドシートを使うと
次のような改善ができます。
・リアルタイム共有
・同時編集
・更新履歴確認
・自動保存
つまり
最新版問題がなくなります。
中小企業におすすめの使い方
最初におすすめなのは
共有管理表を作ることです。
例えば
・案件管理
・タスク管理
・在庫管理
・日報管理
このような業務は
スプレッドシートと相性が良いです。
小さなDXから始める
DXというと
大きなシステム導入をイメージするかもしれません。
しかし実際には
小さな改善の積み重ねが重要です。
スプレッドシートを導入するだけでも
業務は大きく変わる可能性があります。
まとめ
Excel管理の問題は
多くの中小企業で共通しています。
しかし
・共有管理
・リアルタイム編集
・自動保存
ができるツールを使うことで
業務を大きく改善できます。
まずは小さなDXとして
Googleスプレッドシートを試してみるのがおすすめです。
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